メールボックスのあれこれ

学内でGmailの利用が解放されるようになってから、メーラーの整理が必要になっているこの頃。自分の性格や仕事のスタイルとして、メールボックスのあり方には細かいところでこだわりがある。

インボックスは常にゼロにしたい

自分の一番のこだわりとしては、とにかくメールのインボックス（受信トレイ/メールボックスなど）を空にしておきたいのである。

よく人のパソコンを見るとインボックスにあらゆるメールが蓄積されているのを見るが、ああいうのをみるとどうもムズムズしてしまう。確かに学内でのやりとりに使うメールくらいならば検索をすれば出てくるので整理は不要と言えば不要なのだけど…。

とはいえ、外部とやり取りをする学校のEmailのインボックスが満杯だと、連絡しなければいけない情報を見落とす可能性が高くなるのも困るし、プライベートの母艦のGmailには毎日Googleグループから大量にメールが届くこともあって、整理しないで放置という選択肢はないのだ。

とにかく、メールのインボックスに未整理のメールがあるということが、タスクの整理が出来ていないような気持ち悪さを感じるのである。

インボックスからタスクへ

という訳で、基本的にインボックス・ゼロを目指しているのが普段の自分の使い方である。

だから、メールを確認したときに行う動作は次の４つのうちのどれかである。

1. 即返信を打ち、アーカイブする
2. 後に処理するタスクとしてTodoリストに登録してアーカイブ、もしくはスヌーズ設定。
3. 確認だけしておいてアーカイブ
4. 削除

とにかく仕事を溜めないためには、メールを放置しないことが重要だというのが仕事を始めてからの感覚である。

根本的に、教員という仕事をしているのでEmailで外部と折衝することが少ないのだけど、学内から届くメールは大量にあるし、校内のICT活用に伴って生徒からの問い合わせメールもかなり増えたので、今年度からは特にメールの整理には気を遣っている気がする。

特に今の時期は生徒からの添削物は全部メールで受け付けるようにしているので、添削の忘れなどがあると申し訳がない。そのため、スヌーズ設定やTodoリストへの登録をとにかくサボらないように気を遣っている。

なお、Google Workspace for Educationを使っている人にはあるあるネタだと思うが、Google Classroomからのメール通知がなかなか厄介である。通知を切ってしまう手もあるのだけど、それだと重要な連絡を見落とす可能性がある。だから、自動振り分けをせざるえないのだけど……情報を見落とすこともあるので、やや運用が難しい。

自動振り分けのアイデアに悩む

Gmailを2005年ごろから使っていることもあって、色々と切り分けられなくなっている部分がある。だから、メインで使っているGmailについては常に自動振り分け、フィルタの設定をメンテナンスするという作業をしている気がする。

メールマガジンやプロモーションが大量に届くのにイライラしたくないので、基本的にはフィルタでインボックスに残さない処理をしているのだけど、ごくたまにプロモーションが刺さることもあるので、ただ単純に着信拒否にも出来ないので面倒なところである。

メールマガジンのメールの削除にバカみたいに時間を投資している気がするので、そういう非生産的な時間は撲滅したい。

ただ、確認はしたいから、いきなり削除にしないで……などとやっていると、どんどんフィルタの設定が複雑になってしまい、上手くいかないことが増えてくる。

スマホからの通知をどうコントロールするかという問題も絡むし、なかなか、色々なことが面倒なのだ……。