毎年やる仕事はマニュアル化せよ

新年度の始業式までは事務作業が続きます。

この時期にやるべき作業は毎年ほぼ同じことである。同じことを繰り返し、この時期に一気呵成に取り組んでいるのである。

教室の整備をしたり生徒に渡すものを準備したり書類仕事をしたり、学校ごとにやるべきことは決まっている。そして、手順も大きく変わるものではないので、慣れてくるとそれほど手間はかからないのである。

しかし、毎年、何から手をつけるか……ということに迷ったり、「これってどうやるんだっけ？」と思い出すことから始まるケースが見られる。

ハッキリ言って時間の無駄である。特に手続きを思い出しながらやるのは、必要な道具を何度も揃え直したり、ミスを起こしたりと生産性を下げる原因につながるのである。

どうしてもこの時期は忙しくて反省せずに、日々の生活に突入してしまうのだが、本当は合理的な手順や効率的なやり方はメモにでも残しておいて、ちゃんとマニュアルに固めた方がよいのである。

書類の書き方一つとっても、思い出しながら作業するとミスが増える。手続きをちゃんと書いておけば、迷わないしスピードも上がる。

個人的にはこの手の作業はカンバン式のTodo管理がよいと思っている。だから、カンバン式で表示できるTodoリストを使うのがベターだろうと思っている。

授業で使っているのであれば、それこそPadletのような使い慣れているものでカンバンを作れば良いのである。

個人的にはTodoistがTodoリストとカンバン式を併用できるのでお勧めだ。

マニュアルとして職員室で共有していくのであれば、Notionが最適だろうと思う。

Notionであれば、カンバン式のカードの一つ一つに詳しいメモを階層で書くことができるので、手続きをちゃんと確認しながら進めることが出来るので一番合理的なやりかたであろうと思う。

まあ…問題はユーザーが職員室にはほとんどいないだろうな、ということだけど。

職員室でICTで生産性を上げようというモチベーションがもっと上がれば、こういう仕事も整理されるのだろうか。

業務をハックする思考がないのは、ハックすることによるメリットがないからだろうな。早く終わらせても仕事が減るわけでもなければ、評価されるわけでもない。

ならずものになろう