書類仕事が多い時期は、ミスに気を遣う時期である。
扱っている書類自体の機密性も高いので取り扱いに神経を使うし、書類の誤字脱字にも神経を使う。
そして、この時期は次々と神経質に取り扱わないといけない情報がよりによって紛失しそうな紙で渡されるので神経を使う。
重要な情報ほど紙で来るので紛失がとにかく怖い。
ミスを減らすには環境から…
ミスが増える原因は、ミスを誘発するような環境になっていることが一番大きいと、最近感じる。
とにかく、一番、ミスの原因となっているのは仕事している側でベラベラと雑談されるのが一番ダメである。特に書き物をしている時にグダグダとしゃべられると、ミスタイプが明らかに増える。
とりあえず、黙って仕事をしろとそのうちキレるとしても、騒音については耳栓でとりあえず防げるので、もう少し本質的な問題としては、仕事の手順が複雑であることにある。
例えば、一つの仕事に関わる人間の数が増えればミスが増えるし、一つの仕事をやるために参照すべき内容が増えるほどにミスが増えるし、一つの仕事に関わる時間が長くなればミスが増える。
学校の仕事はどうしても一人で抱えて出来ないものが多いので、一つの仕事に関わる人間が増える。だからこそ、段取りやマニュアル化が重要であるのだと思うのだけど、なかなか手続きがマニュアル化されたりOJTが機能したりすることは……学校にとって苦手分野だろう。マニュアル化するくらいなら自分で抱えた方が……となりがちなのである。
ミスをカバーするバッファを
何かリスクを背負うことになる仕事をする場合は、何重にもミスをカバーするバッファを用意したいところである。
書類の誤字脱字を防ぐために、システムにベタ打ちするのではなく、Wordなどに打ち込んでオートコレクトでミスがないかを確認したり……と、これは小さなことだけど、他にも色々と……。
ミスをしても誰かに早めに指摘されるような仕組みを作っておくと、傷を小さくすることも可能なので、基本的には誰かと仕事をするべきなのだろうなと思う。
また、仕事を受ける際に自分の背負えるリスクの範囲もきちんと伝えておくことは重要だろうと思う。責任を取れないものをむやみに抱え込むから余計に神経を使ってミスを増やすことになってしまうのである。
もう、構造的にミスが減らせないということを考えると、管理職なんてなりたくないと心のそこから思うのである。
紙をどうにかしてほしい…
とにかく、一番、自分が嫌なのは紙で色々と機微な情報がくることである。
生徒の成績個票などをはじめとして、とにかく紙である。
机上の上に紙が置かれることがない日はないというくらいに毎日、とにかく紙が増える。最悪なのが神経質に取り扱うべきものにどうでもいいチラシのようなものが混ざっておかれることで……。
基本的に、オンラインストレージでどうにかできるものは、どうにかしてもらいたいのである。
紙でないと分からないというものはいくつかあるのは間違いないが、諸連絡程度のことであれば、オンラインを活用してもらいたいところである。
しかし、この手の議論となるとなぜか「できない、わからない」ということの方が優先されて、リスク管理としてのオンライン活用の議論は後回しにされるのである。
なんだかなぁ…という気分である。
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