調査書の作成の時期です。
ミスをすると大ごとになるけど、ミスしないでやっても得られるメリットは少ないという、仕事としては最悪に生産性のないものの一つである。
ミス無くやって当たり前というものだからこそ、精神的には嫌な感じがするし、実際、作業をしはじめると煩雑である。
こういう仕事を確実にこなすためには……ということを考えながら、一日、仕事をしていた。
集中力を管理する
ミスが起こる理由の一つが集中力が無く、うっかりミスをすることである。
だからこそ、集中力が切れる前に適度に自分の神経を緩めるという工夫が必要である。月並みであるが、この手の際限の無い書類仕事に対しては、ポモドーロ・テクニックの有効性を強く感じる。
ただ、学校という場所で、ポモドーロ・テクニックを使う場合は、ヨコから邪魔されない状況に限定した方がよい。自分の机でポモドーロしていても、次から次へと他の人から声をかけられて、中断させられることがよくある。特にメールで十分なのにかかってくる内線な！
ポモドーロ・テクニックを使うかは別としても、自分が疲れを感じるよりも早い段階で休憩を入れた方が確実に進捗はよい。
意識的な休み方を考えないと、長期戦には耐えきれないのである。スタートダッシュはかえって原則を招くのである。
手順をマニュアル化する
この手の書類仕事のやり方は、大まかな方法だけは指示されているが、細かい実務上の手続きは指示されないことの方が多い。
そりゃあ、一挙手一投足を指示されたら息苦しくて困ってしまうが、自分が自分の作業をコントロールするときには、やはりきちんと一つ一つの手続きをマニュアル化した方がよい。
例えば、書類を折りたたむときに手前に折るのか、奥に向かって折るのかということが、毎回バラバラなようだと、いつかミスが起こるのである。折る向きを一度決めたのであれば、それをとにかく全てにくり返すのがよいのである。
それこそ、極端なことを言うのであれば椅子の座り方や道具の位置も、いちいち毎回、同じ形に整えてから始めるのがよい。
作業している途中で、道具が足りなくなって離席したり、作業のテンポが変わってしまったりしたときに限って、ミスが起こるのである。
地味な手続きの作業だからこそ、手続きとテンポを固定して同じ作業をくり返すから、ミスを減らせるのであるし、何か自分がやらかしたときには感覚的にリズムがずれるので気づくのである。
マニュアルは文字化する
また、地味なTipsなのだが、そういやって取り組んだ自分なりの方法について、メモに文字起こしして残しておくことが重要なのである。
特にこの教員の書類仕事は季節労働者的に、周期的に同じ作業がやってくるので、ちゃんと作業の手続きを文字化して記録しておくと、次回にどういう作業から始めればよいかということに悩まなくてよいのである。
システム自体が変わって、自分の作ったマニュアルが役に立たなくなることはよくあるのだが、しかし、それでも書いておいた方がよいのである。
結局、自分にとって心地のよいルーティンは、抽象化することが出来るのである。しかし、抽象化の手前には愚直な具体が必要である。その愚直な具体を蓄えるために、自分の作業を少しだけ時間をかけて記録すること、手続きを反復して文字化することを大切にした方がよいのだ。
ちなみに、本気で生産性を上げたいのであれば、時間の記録をしておくことも重要だ。
例えば、今回、自分は印刷から始めると、100通の調査書作成は220分で行えるということが分かった。つまり、1通あたり2秒くらいで印刷、押印、宛名書き、封詰めが出来るという計算である（早いな、自分）。こういう数字が分かると、例えばクラス全体で300通必要ならば、10時間くらいは予定を見積もっておかないと…という計算も立つのである。
考えるだけで気分が悪くなってきた…。
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