形式だけの仕事は下請けへ…

自分がやらなくてもよい仕事を自分で抱え込むのは良くない。

割と雑多な仕事が舞い込んでくるけど、自分でもなくてよい仕事は下請けに出すという習慣は身につけた方がいいのだろう。

実際問題、自分がなんでもかんでも隅々までやろうという気持ちを持ってしまったら仕事を手放せなくなるし、その仕事を引き継ぐ人もいなくなってしまうのだ。

形式的な文章はChatGPTに任せられるか？

最近話題のChatGPT。事務的な作業であれば、比較的、なんでもスイスイと答えてくれる傾向にある。しかし、実際、学校の業務の役には立つのだろうか？

もちろん、個人情報を含む内容は打ち込むことはできないが、全く個人情報などや機密情報は関係ない内容である、形式的な書類の下書きなどはできないものか？と思うのである。特に意外と時候の挨拶を含む、文章の書き出しを考えるのは面倒である。

試しに保護者面談のお知らせの文面を考えてもらった。（GPT4）

敬愛なる〇〇様、

新緑の季節を迎え、さわやかな風が吹く中、いつも〇〇学校へのご理解とご協力をいただき、誠にありがとうございます。

この度、保護者面談の日時が決定いたしましたので、お知らせ申し上げます。面談は、お子様の成長や学習についての情報共有を目的としておりますが、それだけではなく、保護者の皆様と学校とのコミュニケーションを深めることで、より良い教育環境を築くための重要な機会でもございます。

今回の面談では、お子様の学業成績や学校生活の様子に加えて、進路指導や今後の学習目標についてもお話させていただく予定です。

保護者面談の日時は以下の通りです。

【日時】
〇〇年〇〇月〇〇日（〇〇） 〇〇時～〇〇時

【場所】
〇〇学校 〇〇棟 〇〇教室

【対象】
生徒氏名：〇〇〇〇

面談時には、お子様の今後の学習や生活に対するご意見やご要望などもお聞かせいただけますと幸いです。また、面談に関してご質問やご要望がございましたら、事前に学校までお知らせいただけますと助かります。

当日はお忙しい中恐縮ですが、何卒ご参加いただけますようお願い申し上げます。なお、都合により参加が困難な場合は、別の日程に調整させていただくことも可能ですので、お気軽にご相談ください。

引き続き、〇〇学校へのご理解とご協力を賜りますようお願い申し上げます。

敬具

2回くらいダメ出しをするとこの程度の仕上がりになる。

正直、このくらいかけるのであれば「敬具」だとかあまり使わないよな…というどうでもいい点はさておき、定型的に書くことが多い部分については、比較的しっかりしているので、上手く投げかけておけばテンプレートは作れそうな気がする。

非常に毒を吐いておくと、こういう文章の書き方をちゃんと体系的に教えずに、誰かの作ったプリントを真似して作る…みたいなことが現場ではあるという話を聞く。

何も教わらずに真似して作って劣化版…みたいなことにもなりかねないことを考えれば、こういうテンプレートを準備してしまうのは手かもしれない。

自分が使うかというと……おそらくコピペはしないで手直しするとは思うけど。

事務仕事もトレーニングはした方が良い

こういう小さな雑務は、多忙化の原因ではあるのだけど、一方で仕事を覚える観点からすれば、ちゃんと指導が入るならば意味がある。

単純にコピペでいい……と言ってしまうのはちょっと危険。ただ、教えられないで劣化コピーが繰り返されているようならば……と思わないことはないわけでもない。