校内の仕事が色々と立て込んでいる。
自分の仕事だけであれば自分のTodoリストとカレンダーで話が済むのだけど、人と分担をしながら進める仕事はちょっとそれでは厳しい。
普段は愛して止まないTodoistは自分で使う分にはいいのだけど、誰かと共有して使うには相手にアカウントを取得するようにお願いしなければいけないので、それはハードルが高い。
そんなわけでアカウントがなくても閲覧が可能なNotionを使うことにした。
制約は多い
基本的に万が一、情報が流出したときに備えて個人情報や機微な情報はアップロードできない。Notionの共有の仕組み上、パスワード保護が出来ないため、万が一、外部から閲覧されたとしても、問題の無い資料や表現に限ってのみ共有する。
例えば、タスクの名称などを略称や記号を使ってみたり、ファイルはアップロードせずに組織内のメンバーのみがアクセス可能なGoogleドライブのリンクだけを貼っておくなど、万が一に備えて記入する情報については制御が必要である。
まあ、そうやって使っていくとあまり記入できる情報は多くないし、そもそもNotionではなくてGoogleドキュメントの「ページ分けなし」の設定で運用すれば良いという話もある。
ただ、階層的に情報を管理できて、プロパティで細かく情報を設定できることに意味がある。また、特別な準備が必要なく、動作も基本的にはサクサクと快適に動くので、そういう操作性の良さもメリットとして大きい。
Notionで情報共有の方法
Notionの情報を共有するときには以下の手順です。
右上の「共有」から「Web公開」を選んで設定するだけ。とても簡単。
ちなみに初期設定だとWeb検索エンジンにはひっかからない設定なので、間違って公開してしまってもURLさえバレなければ、基本的にはアクセスはされない。
Webに公開しないで、特定の相手とだけ共有するためには相手がNotionのアカウントを持っている必要がある。本当はその方が望ましい。
何を工夫するとよいか
相手がNotionに慣れていない前提で共有するときには、あまり複雑な設定をしてもダメである。
そのため、プロパティもできるだけ最小限にした方が良い。
ビューを設定すると綺麗にガントチャートで表示されるなどの良さもあるのだけど、そもそも慣れていない人にビューを切り替えて…といっても難しいので、自分が使うために準備してもよいが、あまり相手に使ってもらえることを期待しない方が良い。
学校の仕事に関してはタスク名と日付と担当者とタグがあれば充分である。何か細々とした情報は、それぞれのページに追記していけば良いので、見出しに当たる部分、テーブルで見える部分はシンプルにした方がいいのである。
また、進捗状況については各ページのアイコンを工夫すると良い感じ。例えば、終了しているタスクのページのアイコンには「チェックマーク」のアイコンを入れてみたり、進行中のタスクには「！」マークのアイコンをつけるなどしておくと親切。
※こういうイメージ。
共有しておくことに意味がある
自分のタスクの総量を減らすことは難しい。生産性を上げるためにツールを使うのであれば、メンバー間でツールが統一されていないと意味が無い。
ただ、情報を共有して「こういうタスクがあって、ここまで進捗している」という情報をリアルタイムに共有したり、「あ、Notionに書いておきますね」と簡単に記録を共有したりという仕事の仕方はかなり精神的に楽になる。
学校の外側から見れば「そんなん当たり前じゃん」と言われそうなレベルなのだけど、色々な「縛り」をかいくぐっての工夫なのです……。
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